Как импортировать данные сотрудников, родителей, обучающихся?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, обучающихся и родителей. Один файл должен содержать: 

  • данные только сотрудников;
  • данные обучающихся одного класса;
  • данные родителей одного класса;
  • данные обучающихся одного класса и их родителей одновременно.

При импорте данных обучающихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рожденияСНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность. 

w256h2561372777059Exclamation.png Если обучающемуся еще не исполнилось 14-ти лет, и он не имеет любого другого документа, удостоверяющего личность, то необходимо импортировать данные его свидетельства о рождении.

Примечания:

  • Названия столбцов не обязательны.
  • ФИО может быть в одном столбце (через один пробел).
  • Если в списке данных участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно.

w256h2561372777059Exclamation.png Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены к статье. 

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее, можно импортировать данные обучающихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных обучающихся (или же одновременно можно импортировать данные обучающихся и родителей).

Для начала процедуры импорта нужно зайти в раздел «Администрирование ОО» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести, необходимо выбрать подходящий вариант: 

 

0.png

 

Далее, необходимо нажать на кнопку «Выберите файл», выбрать ранее подготовленный файл и указать, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов. 

 

 

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль в ОО, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, обучающиеся, родители или обучающиеся и родители.

 

 

При импорте данных обучающихся или их родителей необходимо также указать учебный год и код класса, в котором учатся дети. При импорте обучающихся также следует указать даты прибытия в ОО и класс, если подобной информации нет в файле для импорта.  

 

 

Можно импортировать списки персон, включающие в себя всю информацию о обучающихся и их родителях одновременно, а также включающие контактные данные родителей (номера мобильных телефонов и/или адреса электронных почт). Для этого нужно составить список персон по определённому шаблону (см. образцы файлов в приложении к статье), и выбрать корректное соответствие столбцов при импорте:

 

2.png 

 

Кроме этого, возможен импорт контактных данных уже созданным пользователям. Для этого, в начале импорта, необходимо выбрать второй пункт меню: «Импортировать контактные данные уже созданным персонам», и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье):  

 

 100.png

 

После выбора файла также необходимо установить корректное соответствие столбцов.

 

5.png

 

После внесения всех данных нужно нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации. 

При импорте данных родителей на этом этапе необходимо будет установить связи «родитель» - «обучающийся»: напротив ФИО родителя в столбце«Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.

 

___________3.bmp

 

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала.

Если предварительная проверка пройдена успешно, нажмите на кнопку «Далее».

Примечание: если в файле внесены два родителя одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи обучающегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление родственных связей между участниками проводится при редактировании данных обучающегося.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать еще один файл нажмите на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

  • родитель является сотрудником образовательной организации, и его данные были внесены ранее;
  • родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другой ОО;
  • у родителя несколько детей, обучающихся в одном или разных ОО.
w256h2561372777059Exclamation.png Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей обучающихся), то необходимо импортировать данные обучающегося и его законного представителя одновременно. 

 

Была ли эта статья полезной?

Комментарии