Как импортировать сотрудников, родителей, обучающихся?
Подготовка файла для импорта
Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, обучающихся и родителей. Один файл должен содержать:
- данные только сотрудников;
- данные обучающихся одного класса;
- данные родителей одного класса;
- данные обучающихся одного класса и их родителей одновременно.
При импорте данных обучающихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рождения, СНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность.
Для учащихся младше 14 лет необходимо указать серию и номер свидетельства о рождении, для пользователей старше 14 лет - паспортные данные.
Примечание:
- названия столбцов вводить необязательно;
- ФИО участников могут быть указаны в одном столбце (через один пробел);
- если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно.
Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены в конце статьи.
Импорт
Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее можно импортировать данные обучающихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных обучающихся (или же одновременно можно импортировать данные обучающихся и родителей).
Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».
Шаг 1. Источник данных
В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.
Примечание: в профили уже созданных пользователей возможен импорт контактных данных. Для этого в начале импорта необходимо выбрать второй пункт меню «Импортировать контактные данные уже созданным персонам» и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье).
Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.
Шаг 2. Настройки
На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, обучающиеся, родители или обучающиеся и родители.
При импорте обучающихся также следует указать:
- даты прибытия в образовательную организацию и в класс;
- код класса.
Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Школьном портале и в файле:
После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».
Шаг 3. Проверка данных
Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.
При импорте данных родителей на этом этапе необходимо будет установить связи «родитель» - «обучающийся»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.
Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».
Примечание: если в файл внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи обучающегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.
Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление родственных связей между участниками проводится при редактировании данных обучающегося.
Шаг 4. Импорт
Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать еще один файл нажмите на кнопку «Начать новый импорт».
Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:
- родитель является сотрудником, и его данные были внесены ранее;
- родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
- у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях.
Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей обучающихся), то необходимо импортировать данные обучающегося и его законного представителя одновременно. Контроль дублирования персон предусмотрен для случаев, когда в Систему вносятся следующие данные импортируемых участников:
- СНИЛС;
- данные документа, удостоверяющего личность.
