Действия при реорганизации образовательных организаций
При реорганизации образовательных организаций (далее ОО) в системе «Школьный портал» есть два варианта дальнейшей работы:
- в системе остаются профили обеих организаций, работа продолжается так же, как велась до этого;
- все сотрудники и обучающиеся переводятся в одну из ОО, работа в системе продолжается в рамках одного профиля ОО.
В данной статье описывается алгоритм действий в случае необходимости продолжить работу в рамках одной организации.
Выгрузка данных
В системе «Школьный портал» нет функциональности автоматического переноса всех данных из одной ОО в профиль другой. Журналы, отчеты и прочая важная информация удаляются из системы вместе с профилем ОО. По этой причине необходимо экспортировать все важные для дальнейшей работы ведомости: журналы, поурочное планирование и т.д.
Подробнее об экспорте журналов и поурочного планирования можно прочесть в статье «Инструкция по экспорту и печати журналов и поурочного планирования».
Подготовка профилей принимающей и реорганизованной ОО
Принимающая ОО – это образовательная организация, к которой присоединяется другая реорганизованная ОО.
Если при реорганизации меняется название принимающей ОО, то внести изменения можно следующим образом:
- перейти в раздел «Администрирование»;
- в блоке «Настройки» перейти на вкладку «Об организации»;
- изменить полное и краткое названия, внести другие изменения, если они есть;
- нажать на кнопку «Сохранить».
Также рекомендуем до перевода обучающихся подготовить классы в принимающей ОО.
В ОО, которая будет реорганизована, необходимо обработать все заявления в разделе «Заявления». Это нужно сделать до перевода обучающихся и сотрудников. О том, как работать с разделом «Заявления» можно прочесть в статье «Руководство по работе с блоком «Заявления».
Перевод сотрудников в принимающую ОО
Перевести профили сотрудников в принимающую ОО можно несколькими способами:
- перевод каждого пользователя по логину;
- импорт списка пользователей.
Подробнее о том, как перевести пользователей по логину, можно прочесть в статье «Перевод обучающегося или сотрудника из другой образовательной организации».
Информацию о том, как осуществить импорт персон, можно найти в статье «Как импортировать сотрудников, родителей, обучающихся».
Контроль дублирования персон предусмотрен для случаев, когда в систему вносятся следующие данные импортируемых участников:
- СНИЛС;
- данные документа, удостоверяющего личность.
Примечание: Если Вам необходимо выгрузить из системы списки обучающихся и сотрудников, то Вы можете воспользоваться экспортом следующих отчетов:
- «Списки. Обучающиеся» (В данном отчете будут присутствовать ФИО обучающихся, дата рождения и ФИО родителей).
- «Списки. Сотрудники» (В данном отчете будут присутствовать ФИО сотрудников, дата рождения и должность).
Эти отчеты помогут облегчить создание файлов для импорта, которые нужны для перевода.
Перевод обучающихся и родителей в принимающую ОО
На текущий момент есть два способа перевода обучающихся из реорганизованной ОО в принимающую ОО:
- создание заявлений в модуле «Зачисление в ОО» и последующая интеграция;
- импорт или перевод по логину.
Импорт и перевод по логину обучающихся работают так же, как в случае с сотрудниками. Подробнее об импорте Вы можете прочитать выше в данной статье.
Обращаем внимание, что в будущем возможности импорта обучающихся и перевода по логину будут отключены. Вместо этого необходимо будет использовать интеграцию из модуля «Зачисление в ОО».
Перевод обучающихся через модуль «Зачисление в ОО».
В случае реорганизации ОО в модуле «Зачисление в ОО» необходимо совершить следующие действия:
- Весь контингент реорганизованной ОО отчислить приказом «Об отчислении».
- Проверить все заявления за все учебные года. Если будут обнаружены заявления отличные от статусов «Отказано» и «Архив» совершить следующие действия:
- По заявлениям в статусе «Черновик» и «Принято к рассмотрению» отказать в зачислении.
- По заявлениям в статусе «Зачислено» необходимо обратиться к муниципальному координатору для перевода их в статус «Черновик» или «Принято к рассмотрению», и после чего так же отказать в зачислении.
- Перейти во вкладку «Моя школа» -> «Общая информация». В кратком и полном названии прописать «Удалена» или «Реорганизована». Например, «МОУ Северная ООШ (удалена)» или «(реорганизована) МОУ Северная ООШ».
- Далее на этой же вкладке в поле «Статус организации» из выпадающего списка выбрать «Реорганизована».
После всех вышеперечисленных действий необходимо в принимающей ОО на каждого обучающегося создать новое заявление в модуле «Зачисление в ОО», и зачислить его согласно регламенту.
О создании и зачислении заявления можно прочитать в статье «Как правильно зачислить заявления в образовательную организацию?».
Информация о процедуре интеграции доступна в статье «Интеграция модуля «Зачисление в ОО» и системы «Школьный портал».
Если в профиле обучающегося на Школьном портале указаны данные документов, подтверждающих личность (СНИЛС и/или СОР), которые совпадают с данными в модуле «Зачисление в ОО», то при таком переводе в принимающую ОО добавится профиль, который ранее уже был в реорганизованной образовательной организации.
В случае, если в профиле обучающегося на Школьном портале не указаны данные документов, удостоверяющих личность (СНИЛС и/или СОР) или они отличаются от тех, которые указаны в модуле «Зачисление в ОО», то для такого обучающегося будет создан новый профиль.
Примечание: Юридически, обучающиеся выбывают из одной школы и зачисляются в другую. Поэтому их необходимо сначала отчислить, потом зачислить. Это корректная логика работы системы.
После завершения всех работ, связанных с процедурой реорганизации в модуле «Зачисление в ОО», муниципальному координатору необходимо заблокировать учетные записи сотрудников реорганизованной ОО, и, при необходимости, создать новые в принимающей. Также возможно учетные записи сотрудников перепривязать к принимающей школе.
Удаление реорганизованной ОО
После подготовки профиля принимающей ОО, экспорта всех данных и перевода пользователей, сотрудникам органа управления образованием района необходимо обратиться к сотрудникам Министерства образования Московской области, чтобы они прислали в службу поддержки запрос на удаление профиля ОО.
Примечание: В профиле реорганизованной ОО останется один профиль администратора, который нельзя исключить. Профиль администратора не является препятствием к удалению образовательной организации, важно исключить профили обучающихся и педагогов.